ระบบฐานข้อมูล (Database System)

ฐานข้อมูล (Database) คือ กลุ่มของข้อมูลที่มีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน เช่น กลุ่มข้อมูลเกี่ยวกับพนักงานบริษัท ประกอบด้วย รหัสพนักงาน ชื่อ นามสกุล เบอร์โทรศัพท์ และกลุ่มข้อมูลดังกล่าวถูกจัดเก็บอยู่รวมกันหลาย ๆ กลุ่ม ซึ่งอาจจะเก็บอยู่ในรูปแฟ้มเอกสารหรืออยู่ในคอมพิวเตอร์

ฐานข้อมูลมีลักษณะสำคัญ ดังนี้

1. เป็นเรื่องเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูล
2. ข้อมูลที่จัดเก็บมีความสัมพันธ์เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน
3. สามารถแสดงออกมาอยู่ในรูปแบบของตารางได้

ส่วนประกอบของตารางข้อมูลในฐานข้อมูล

โดยทั่วไปแล้วตารางข้อมูลที่ใช้งานกันจะประกอบด้วย แถว (Row) และคอลัมน์(Column) ต่าง ๆ แต่ถ้ามองกันในรูปแบบของฐานข้อมูลแล้ว เราจะเรียกรายละเอียดในแถวว่า เรคอร์ด (Record) และเรียกรายละเอียดในแนวคอลัมน์ว่า ฟิลด์ (Field)

ในฐานข้อมูล 1 ระบบ อาจประกอบด้วยตารางข้อมูลมากกว่า 1 ตาราง ฐานข้อมูลที่มีตารางข้อมูลมากกว่า 1 ตาราง และมีตารางตั้งแต่ 1 คู่ขึ้นไปที่มีความสัมพันธ์กันด้วยฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่ง เราเรียกฐานข้อมูลประเภทนี้ว่า “ฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์” หรือ Relational Database

ประโยชน์ของระบบฐานข้อมูล

ฐานข้อมูลจะช่วยสร้างระบบการจัดเก็บข้อมูลขององค์กรให้เป็นระเบียบ แยกแยกข้อมูลตามประเภท ทำให้ข้อมูลประเภทเดียวกันจัดเก็บอยู่ด้วยกัน สามารถค้นหาและเรียกใช้ได้ง่าย ไม่ว่าจะนำมาพิมพ์รายงาน นำมาคำนวณ หรือนำมาวิเคราะห์ ซึ่งทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการใช้ประโยชน์ขององค์กรหรือหน่วยงานนั้น ๆ

จากประโยชน์ของระบบฐานข้อมูลด้วยคอมพิวเตอร์ข้างต้น อาจกล่าวได้ระบบฐานข้อมูลมีข้อดีมากกว่าการเก็บข้อมูลในระบบแฟ้มข้อมูล ดังนี้

1. หลีกเลี่ยงความขัดแย้งของข้อมูลได้
2. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกัน
3. สามารถลดความซ้ำซ้อนของข้อมูล
4. การรักษาความถูกต้องเชื่อถือได้ของข้อมูล
5. สามารถกำหนดความเป็นมาตรฐานเดียวกันได้
6. สามารถกำหนดระบบรักษาความปลอดภัยให้กับข้อมูลได้
7. ความเป็นอิสระของข้อมูล

ประโยชน์ของฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์

1. ช่วยลดความซ้ำซ้อนของการจัดเก็บข้อมูล

2. ช่วยให้สามารถเรียกใช้ข้อมูลได้ตรงกัน(ข้อมูลอับเดทได้ทันเวลา) เนื่องจากข้อมูลถูกแก้ไขจากที่เดียวกัน

3. ช่วยป้องกันการผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล(ป้อนข้อมูลที่ตารางหลัก)

4. ช่วยประหยัดเนื้อที่การจัดเก็บข้อมูลในคอมพิวเตอร์ และอื่น ๆ (ไม่เก็บข้อมูลซ้ำซ้อน เก็บข้อมูลเท่าที่จำเป็น)

โครงสร้างของฐานข้อมูล

โครงสร้างของฐานข้อมูลประกอบด้วย

1. Character คือ ตัวอักขระแต่ละตัว / ตัวเลข / เครื่องหมาย

2. Field คือ เขตข้อมูล / ชุดข้อมูลที่ใช้แทนความหมายของสื่อโครงสร้าง เช่น ชื่อของบุคคล ชื่อของวัสดุสิ่งของ

3. Record คือ ระเบียน หรือรายการข้อมูล เช่น ระเบียนของพนักงานแต่ละคน

4. Table /File คือ ตาราง หรือแฟ้มข้อมูล ประกอบขึ้นด้วยระเบียนต่างๆ เช่น ตารางข้อมูลของบุคคล ตารางข้อมูลของวัสดุสิ่งของ

5. Database คือ ฐานข้อมูล ประกอบด้วยตาราง และแฟ้มข้อมูลต่างๆ ที่เกี่ยวข้องหรือมีความสัมพันธ์กัน

ชนิดของข้อมูลของเขตข้อมูลในตารางข้อมูล
ชนิดของข้อมูล (Data Type) แบ่งเป็นและมีความหมายดังนี้

1. Text เป็นข้อมูลชนิดตัวอักษร ขนาดความกว้าง 255 ตัว ปกติโปรแกรมกำหนด(Default)ไว้ 50 ตัว ใช้กำหนดให้ฟิลด์สำหรับเก็บข้อมูลเป็นอักขระ ได้แก่ ตัวอักษร ตัวเลข ช่องว่าง เครื่องหมายวรรคตอนหรือสัญลักษณ์อื่นๆ

2. Memo ข้อมูลแบบข้อความใช้บันทึกรายละเอียดปลีกย่อยที่ไม่อาจกำหนดได้อย่างแน่นอน สามารถบันทึกข้อมูลได้ถึง 64,000 ตัว

3. Number ใช้กำหนดให้ฟิลด์ที่เก็บข้อมูลเป็นตัวเลขที่คำนวณได้ เช่น ราคาสินค้า หรือจำนวนสิ่งของโดยฟิลด์ที่กำหนดด้วยชนิดของข้อมูลชนิดนี้จะรับ เฉพาะตัวเลขหรือจุดทศนิยมเท่านั้น ตัวเลขแบ่งออกเป็นตัวเลขต่างๆชนิด ซึ่งมีขนาดข้อมูลแตกต่างกัน ได้แก่ Byte Integer Long integer Single และ Double

การกำหนดขนาดฟิลด์ (Field Size) ให้ข้อมูลชนิด Number

ตารางที่ .1 ตัวเลขชนิดต่างๆ และขนาดข้อมูล

ขนาดเขตข้อมูล	ค่าข้อมูลที่บันทึกได้	ตำแหน่งทศนิยม	ขนาดข้อมูล
Byte Integer Long Integer Single Double	0-255 -32,768 ถึง 32,767 -22,147,483,648 ถึง +2,147,483,648 -3.4 x 1038 ถึง +3.4 x 1038 -1.797 x 10308 ถึง +1.797 x 10308	- - - 7 ตำแหน่ง 15 ตำแหน่ง	1 Byte 2 Byte 4 Byte 4 Byte 8 Byte

ข้อมูลที่ Database จะแสดงออกมาจากฟิลด์ต่างๆ จะถูกกำหนดด้วยรูปแบบที่แน่นอน ซึ่งขึ้นอยู่กับชนิดของข้อมูลที่กำหนดให้ฟิลด์นั้นๆ เช่น ข้อมูลชนิด Number จะถูกจัดให้ชิดขอบฟิลด์ทางขวาเสมอ ในขณะที่ข้อมูลชนิด Text จะถูกจัดให้ชิดขอบซ้ายของฟิลด์เสมอ

4. Data / Time ใช้กำหนดให้ฟิลด์ที่ต้องการเก็บข้อมูลประเภทวันที่ เวลา

5. Currency ตัวเลขทางการเงิน ใช้กำหนดกับข้อมูลเกี่ยวกับสกุลเงินตราของประเทศต่างๆ

6. AutoNumber ตัวเลขที่ใช้ในการนับระเบียน เป็นข้อมูลตัวเลขเรียงลำดับที่โปรแกรมกำหนดให้เองและจะเป็นตัวเลขที่ไม่ซ้ำกัน ซึ่งถ้าผู้ใช้เลือกทำเป็น Primary Key จะมีรูปกุญแจนำหน้าชื่อฟิลด์

7. Yes/No เก็บค่าข้อมูลทางตรรกศาสตร์มี 2 ค่า ใช้กำหนดให้ฟิลด์ที่ต้องการเก็บ ข้อมูล โดยใช้ตัวอักษรตัวเดียวที่แสดงค่าความจริงเป็นใช่ (Yes, True) หรือไม่ใช่ (No, False) ซึ่งฟิลด์ที่กำหนดด้วยชนิดของข้อมูลนี้จะรับค่า Y หรือ y (Yes), N หรือ n (N), T หรือ t (True) และ F หรือ f (false) โดยความยาวฟิลด์นี้กำหนดไว้เพียง 1 ตัวอักษรเท่านั้น

8. OLE Object ใช้กำหนดให้กับฟิลด์ที่เก็บข้อมูลเป็นรูปกราฟิก

9. Hyperlink ชนิดข้อมูลสำหรับเก็บที่อยู่ของไฟล์ หรือเว็บไซท์ที่อยู่ในอินเทอร์เน็ต

องค์ประกอบของระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูลโดยส่วนใหญ่แล้ว เป็นระบบที่มีการนำเอาคอมพิวเตอร์มาช่วยในกระบวนการจัดเก็บข้อมูล ค้นหาข้อมูล ประมวลผลข้อมูล เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ต้องการแล้วนำไปใช้ในการปฏิบัติงานและบริหารงานของผู้บริหาร โดยอาศัยโปรแกรมเข้ามาช่วยจัดการข้อมูล จากกระบวนการดังกล่าวนี้

จากกระบวนการดังกล่าวนี้ระบบฐานข้อมูลจึงมีองค์ประกอบ 5 ประเภท คือ

1. ฮาร์ดแวร์(Hardware)

2. โปรแกรม ( Program หรือ Software) ซึ่งมีหน้าที่ควบคุมดูแลการสร้างฐานข้อมูล การเรียกใช้ข้อมูล และ การจัดทำรายงาน เรียกว่า โปรแกรมระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)

3. ข้อมูล (Data)

4. บุคลากร (Peopleware) คือ ผู้ใช้งาน (User) พนักงานปฏิบัติการ (Operator) นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (System Analyst) ผู้เขียนโปรแรมประยุกต์ใช้งาน (Programmer) และผู้บริหารฐานข้อมูล (Database Administrator : DBA)

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน (Procedure) เป็นขั้นตอนและวิธีการต่าง ๆ ในการปฏิบัติงาน เพื่อการทำงานที่ถูกต้องและเป็นไปตามขั้นตอนที่ได้กำหนดไว้ จึงควรทำเอกสารที่ระบุขั้นตอนการทำงานของหน้าที่ต่าง ๆ ในระบบฐานข้อมูล ทั้งขั้นตอนปกติ และขั้นตอนในสภาวะที่ระบบเกิดปัญหา (Failure)

งานของระบบฐานข้อมูล ได้แก่

1. บันทึกข้อมูล

2. แทรกข้อมูล

3. ดึงข้อมูล

4. แก้ไขข้อมูล

5. ลบข้อมูล

6. ย้ายฐานข้อมูล

คุณสมบัติของฐานข้อมูล

1. Data definition : ทำการนิยามโครงสร้างฐานข้อมูล บอกรูปแบบของข้อมูล เช่น เป็นตัวเลยหรือว่าเป็นตัวหนังสือ หรือเป็นวันที่

2. Data manipulation : การนำข้อมูลมาใช้งาน เช่น Retrieve Insert Delete Update

3. Data Control : ควบคุมการใช้งานฐานข้อมูล เช่น ตรวจสอบ Security ,Recovery

ข้อดีของระบบฐานข้อมูล

1. การค้นหาข้อมูลที่มีจำนวนมากและซับซ้อน ได้รวดเร็ว

2. มีขนาดเล็กกว่า

3. ไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อน (Redundancy)

4. ป้องกันข้อมูลขัดแย้ง (Inconsistency) ได้

5. บังคับให้เกิดมาตราฐานได้

6. ใช้ข้อมูลร่วมกันได้

7. มีระบบรักษาความปลอดภัย (Security) เช่น กำหนดสิทธิ์ ในการใช้งานของผู้ใช้

โครงสร้างข้อมูล (Data Structure) โดยทั่วไป

1. Field

2. Record

3. Table

ชนิดของฐานข้อมูล การเช่าซื้อรถยนต์

1. ฐานข้อมูล เป็นฐานข้อมูลที่บันทึกรายละเอียดทางด้านการเช่าซื้อรถยนต์ เช่น การนำเข้ารถใหม่ การดูรุ่นต่างๆ การซื้อ-ขาย โดยผ่านคนขาย จนถึงการปริ๊นใบเสร็จรับเงิน โดยใช้คอมพิวเตอร์บันทึกและเรียกใช้ข้อมูล

2. ฐานข้อมูลที่ใช้หลักการคำนวณ ยกตัวอย่างเช่น

2.1 ข้อมูลที่อยู่ในรูปของข้อเท็จจริง (Factual Database) เช่น ข้อมูลตัวเลขทางสถิติ สูตร แผนผัง มาตรา ตวงวัด ซอฟแวร์ การคิดอัตราดอกเบี๊ยเป็นต้น

ประโยชน์ของระบบฐานข้อมูลออนไลน์

1. ประหยัดเวลาในการค้นหา ได้ข้อมูลครบถ้วน และ มีความผิดพลาดต่ำกว่าการค้นด้วยมือ

2. ผู้ขายสามารถที่จะค้นหารถยนต์ของแต่ละรุ่นได้สะดวก เร็ว

3. การคำนวณอัตรา ดอกเบี๊ย และอื่นๆ ได้รวดเร็ว

4. ให้บริการผู้ใช้ได้หลายคนในเวลาเดียวกัน

5. ได้ข้อมูลที่ทันสมัยกว่าข้อมูลที่เป็น

6. สามารถปริ๊นรายการต่างๆ ได้อย่างทันที

Relational Database Management System (RDBMS)

คือโปรแกรมที่อนุญาตให้ผู้ใช้สร้างระบบฐานข้อมูลโดยใช้โครงสร้างแบบสัมพันธ์ (Relational Structure)

ตัวอย่าง

- MySQL

- Microsoft Access

- Microsoft SQL Server

- ORACLE

Primary Key

ฟิลด์ที่ใช้ในการแยกแยะ (Identify) ข้อมูลของแต่ละเรคอร์ดออกจากกัน โดยจะต้องมีคุณสมบัติ 2 อย่างคือ

1. ค่าต้องไม่ซ้ำกัน (Unique)

2. ไม่มีเรคอร์ดใดที่ฟิลด์นี้ว่าง (Not Null)

Foreign Key

ฟิลด์ที่เป็นฟิลด์สำเนาของฟิลด์ Primary Key ที่ปรากฏในที่อื่น และทำหน้าที่เชื่อมข้อมูลระหว่างตาราง 2 ตาราง

ความสัมพันธ์ระหว่างตาราง มี 2 แบบ

one-to-one

one-to-many

Compound Key

คือ Foreign Key ที่ประกอบไปด้วย ฟิลด์ที่มากกว่า 1 ฟิลด์

Relational integrity

คือคุณสมบัติที่ทำให้ข้อมูลเป็นอันหนึ่งอันเดียวกัน

คุณสมบัตินี้สามารถกำหนดเพิ่มเติมได้ เพื่อป้อนกันไม่ใช้เกิดข้อมูลขัดแย้ง โดยป้องกันไม่ให้เกิดข้อมูลกำพร้าขึ้นในระบบ

โดยคุณสมบัตินี้จะมี 2 แบบคือ

1. Cascade Update

2. Cascade Delete

ขั้นตอนการทำงานของโปรแกรม

1. หน้าแรกหลักของ โปรแกรมเช่า - ซื้อรถยนต์ บ. นิสสัน

รายละเอียดเมนูต่างๆ

1. สต๊อกรถใหม่ จะเป็นการรับรถยนต์ใหม่เข้ามาเก็บที่สต็อกก่อน โดยจะกำหนดเงื่อนไขเกี่ยวกับการดาว์น งวด ต่างๆ ตามรูปด้านล่าง ..

2. การซื้อ ขายรถยนต์ จะเป็นการกำหนดเงื่อนไขรถยนต์ใหม่ที่อยู่ในสต็อก และกรอกประวัติผู้ซื้อรถ จำนวนงวดของการส่ง และอื่นๆ แต่ต้องป้อนรหัส และรหัสผ่านของคนขายก่อน ตามรูปด้านล่าง ..